Hoe organiseer je een Algemene Ledenvergadering in coronatijd?

Maandag 31 mei 2021

Veel verenigingen en stichtingen zijn volgens de wet en hun eigen statuten verplicht om in deze periode hun Algemene Ledenvergadering (ALV) te houden. Maar hoe doe je dat in coronatijd? Mag dit fysiek of kan dit ook digitaal? Waarmee moet je rekening houden en hoe organiseer je dat dan? Of is het ook mogelijk om de ALV uit te stellen?

Tot ruim een jaar geleden had je er waarschijnlijk nog nooit serieus over nagedacht: een digitale ALV. Iedereen was het gewend om hier voor bij elkaar te komen in de kantine of vergaderzaal, en achteraf na te praten onder het genot van een drankje. Sterker nog: destijds was het niet eens toegestaan om een ALV volledig digitaal te organiseren.

Tijdelijke wet

Zoals op zoveel vlakken heeft het coronavirus ook hier voor een versnelde doorontwikkeling en ‘nieuw normaal’ gezorgd. Fysieke samenkomsten waren het afgelopen jaar maar zeer beperkt mogelijk, terwijl je verplicht bent om een ALV te organiseren. Tevens moeten besturen van verenigingen, stichtingen en coöperaties binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar een jaarverslag en financieel overzicht opstellen. Sommige organisaties hanteren in hun eigen statuten zelfs een korte termijn. Dankzij de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid kwam er een oplossing voor dit probleem. Deze wet staat namelijk toe een ALV digitaal te houden. De verlenging van deze wet tot 1 juni betekent dat de mogelijkheid tot digitaal vergaderen tot minimaal 1 augustus 2021 geldt.

Drie opties

Deze tijdelijke wet biedt verenigingen en stichtingen een drietal opties voor het organiseren van een ALV in coronatijd:

  1. ALV uitstellen. Je kunt ervoor kiezen om de ALV eenmalig uit te stellen tot vier maanden na de datum waarop de ALV volgens de statuten plaats zou moeten vinden. Hetzelfde geldt voor het vaststellen van de jaarrekening. Als de lopende besluitvorming van de vereniging niet in problemen komt, dan is dit zeker een mogelijkheid. Mogelijk kan de ALV tegen die tijd weer fysiek plaatsvinden, of anders heb je meer tijd voor de voorbereidingen van een digitale vergadering.
  2. Digitale ALV met vooraf stemmen ophalen. Voor een digitale ALV heb je niet alleen een plaform nodig voor de vergadering, maar vaak om de leden te laten stemmen. Bij deze optie worden de stemmen voorafgaand aan de vergadering opgehaald. Alle vergaderstukken en gevraagde besluiten worden vooraf per email opgestuurd naar alle leden. Tevens wordt gevraagd om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. De antwoorden worden tijdens de ALV gedeeld en op de website gepubliceerd.
  3. Digitale ALV met stemtool. In dit geval vind de vergadering digitaal plaats via een platform als Microsoft Teams of Zoom, en kunnen de leden tijdens de vergadering digitaal stemmen. Dit kan via functionaliteiten in ditzelfde platform, of via een aparte stemtool als Lumi Global, Yellenge, Online ALV of Sendsteps.

Meer informatie vind je op de website van NOC*NSF. Je vind hier een nadere toelichting over elke optie, een stappenplan, advies over online stemtools en algemene tips over online vergaderen.

Voorwaarden voor een digitale ALV

Een geldige digitale ALV moet in elk geval aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Kondig de vergadering tijdig aan bij alle leden, met een agenda en vergaderstukken;
  • De algemene vergadering is door alle leden te volgen via een elektronisch communicatiemiddel en/of platform;
  • Leden moeten (elektronisch) vragen kunnen stellen tot 72 uur voor de vergadering. De antwoorden op deze vragen moeten voor alle leden inzichtelijk zijn, uiterlijk op de ALV zelf. Ook tijdens de vergadering moeten er nog vragen gesteld kunnen worden en zoveel mogelijk beantwoord worden;
  • Indien er gestemd wordt, dienen alleen leden mee te kunnen doen met de stemming en moet geverifieerd kunnen worden dat een lid slechts een keer zijn stem uitbrengt. Zorg dat de stemming wordt vastgelegd, zodat deze achteraf altijd nog geraadpleegd kan worden.

Tips & tricks voor een digitale ALV

Kies een platform om digitaal te vergaderen (en neem er indien nodig een abonnement op). Bijvoorbeeld: Zoom (pro), Microsoft Teams of Online ALV;

  • Kies een stemtool, als er gestemd moet worden en schat in hoe complex of eenvoudig de gewenste besluitvorming is. Bijvoorbeeld: ‘raise hand’ functie in MS Teams/Zoom, Online ALV of Votecompany;
  • Overweeg een speciale microfoon, als je met meer bestuursleden in een ruimte zit, om echo’s te voorkomen;
  • Er zijn bepaalde bluetooth speakers die tevens kunnen dienen als microfoon. Deze microfoon is omnidirectioneel dus makkelijk om met meerdere mensen te vergaderen op één plek;
  • Goede voorbereiding is het halve werk:
    o Verspreid de agenda en stukken tijdig via e-mail en/of stel deze beschikbaar op de website van de club;
    o Geef gelegenheid tot vragen stellen, tot 72 uur voor de vergadering;
    o Maak een (PowerPoint)presentatie met daarin de agenda en stukken van de vergadering, indien nodig;
    o Verdeel in het bestuur de rollen voor de digitale ALV: voorzitter, secretaris (notulist), bestuurslid die agendapunt inhoudelijk toelicht, bestuurslid dit de chat in de gaten houdt;
  • Via Zoom en MS Teams is het ook mogelijk om de vergadering op te nemen en deze video kan later worden gedeeld met alle leden;
  • Bied hulp aan leden die moeite hebben met de digitale omgeving. Maak vooraf een telefonische afspraak om uitleg te geven en/of ze op weg te helpen;
  • Spreek af dat men een kwartier voor de start van de vergadering is ingelogd. Op die manier is er tijd om de camera/audio te testen en problemen te verhelpen, zonder dat de vergadering te laat begint;
  • Overweeg een hybride vergadering, met max 30 mensen aanwezig in een ruimte en de andere leden die de vergadering online bijwonen;
  • Heet de aanwezigen welko, identificeer de leden en noteer de namen;
  • Indien er gestemd gaat worden:
    o Check of iedereen toegang heeft tot de stemtool of de ‘raise hand’ functie kan gebruiken;
    o Indien van toepassing: machtigingen inventariseren;
  • Deel na afloop van de digitale vergadering alle vergaderstukken en uitslagen van stemmingen met alle leden per mail en/of stel deze online beschikbaar als download.

Voor- en nadelen van een digitale ALV

Veel organisaties hebben inmiddels hun eerste digitale ALV achter de rug, en wij kunnen leren van hun ervaringen. Zo werd onlangs in Utrecht en Rotterdam onderzoek gedaan naar de ervaringen van verenigingen met een digitale ALV. De meest opvallende resultaten:

  • De digitale ALV werd door iedereen als positief ervaren;
  • 85% van de verenigingen wil in de toekomst het liefst weer fysiek vergaderen;
  • De overige 15% is van plan om hybride te gaan vergaderen, oftewel een combinatie van fysiek en digitaal;
  • Gemiddeld waren er 22% meer leden bij een digitale ALV dan bij een fysieke ALV;
  • Vooral ouders van jeugdleden zijn bij een digitale ALV vaker aanwezig;
  • Digitaal stemmen verloopt sneller en soepeler dan bij een fysieke stemming;
  • Een digitale ALV duurt gemiddeld 18 minuten korter duurt dan een fysieke ALV.

Ook in de toekomst een digitale ALV

Als je ook in de toekomst een digitale of hybride (deels fysiek, deels digitaal) ALV wilt organiseren, is het zaak om dat juridisch mogelijk te maken. Wanneer de tijdelijke wet komt te vervallen, moet dit worden opgenomen in de statuten van je vereniging.

Meer informatie

Lees voor meer informatie over dit onderwerp het artikel op de website van NOC*NSF: Advies over organiseren Algemene Vergadering tijdens de coronacrisis.