Financiën en inkoop

E-factuur indienen

• Verstuur e-facturen alléén via het Peppol netwerk. Voor de gemeente Stein gebruik je jouw organisatie-identificatienummer (OIN) 00000001001731105000. E-facturen via een ander netwerk worden niet verwerkt;
• Stuur je een bijlage mee? Stuur de bijlage dan in pdf-formaat;
• De gemeente verstuurt geen bevestiging van de ontvangst van een e-factuur. Je kunt hierover zelf afspraken maken met jouw dienstverlenger van het Peppol netwerk.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand (geen pdf) waarbij de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met specifieke codering in het bestand staan, het zogenaamde UBL-formaat. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Aan welke eisen moeten e-facturen voldoen?

De voorwaarden zijn binnen de EU vastgelegd. E-facturen staan juridisch gezien gelijk aan een papieren factuur. De ontvanger moet bij een factuur, of deze nu op papier staat of digitaal is, kunnen aantonen dat deze authentiek (herkomst) en integer (onveranderd) is. De wettelijk verplichte gegevens moeten op de factuur staan.

Verplichtingenadministratie

De gemeente Stein werkt met een verplichtingenadministratie. Dit betekent dat er voor een inkoop een verplichting wordt vastgelegd in het systeem. Wij willen je verzoeken dit verplichtingennummer, dat aan elke verplichting wordt toegekend, op de (e-)factuur op te nemen, zodat de factuur sneller afgehandeld kan worden.

Hoe verstuur je facturen naar de gemeente Stein?

In onze inkoopvoorwaarden is opgenomen dat wij bij voorkeur een e-factuur van je ontvangen. De e-factuuruitwisseling met de gemeente Stein vindt plaats via het landelijk Peppol netwerk dat via de zogenaamde ‘SI full variant’ een beveiligde factuurstroom mogelijk maakt.

Heb je niet de mogelijkheid om een e-factuur te versturen via uw software-pakket, dan kun je ook gebruikmaken van een e-facturatiedienstverlener. Op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit zijn deze aanbieders te vinden. Zij stellen onder andere ook een gratis online portal beschikbaar. Een voorbeeld hiervan is de website van eVerbinding.

Technische randvoorwaarden

Je kunt de e-factuur via het SI-netwerk naar de gemeente Stein sturen op basis van één van de volgende nummers:

• OIN: 00000001001731105000
• KVK: 51984997
• BTW-nr: NL 0017.31.105.B.02

Pdf-factuur indienen (via de mail)

• Stuur jouw e-mail naar facturen@gemeentestein.nl;
• Maak van jouw factuur een pdf (geen ander formaat en ook geen e-factuur!) en stuur deze mee als bijlage;
• Maak voor iedere factuur een aparte pdf;
• Voeg maximaal 10 pdf's (dus 10 facturen) in 1 e-mail;
• Neem geen geadresseerden op in de cc of bcc.

Factuur per post versturen

Stuur jouw factuur naar:

Gemeente Stein
t.a.v. Crediteuren administratie
Postbus 15
6170 AA Stein

Aanwijzingen voor alle facturen

Voor een snellere verwerking vragen wij jouw factuur aan te leveren volgens de aanwijzingen.

Vermeld op elke factuur:

• Wettelijke factuureisen. Kijk voor een overzicht op de website van de Belastingdienst.
• Het verplichtingennummer en de naam van de besteller (deze gegevens krijg je van de opdrachtgever)

Heb je geen verplichtingennummer en naam van de besteller? Vraag dit dan na bij de persoon die de bestellling gedaan heeft. Als de gevraagde informatie niet op jouw factuur staat, kunnen wij deze niet verwerken. Wij nemen dan contact met je op, zodat je een aangepaste factuur kunt sturen. Het duurt dan wel langer voordat je je geld ontvangt.

Stuur jouw factuur als e-factuur óf per mail óf per post. Verstuur NIET jouw factuur via meerdere kanalen! Dit veroorzaakt vertraging in de verwerking en de betaling.

Contact

Heb je nog vragen? Neem dan contact op via administratie@gemeentestein.nl of bel naar 046 435 93 93 en vraag naar de financiële administratie.