Lees voor

Inkoopfacturen aanbieden aan de gemeente

Heb je een factuur die de gemeente Stein moet betalen? Als je die op de juiste manier aanbiedt, kunnen wij deze direct verwerken en heb je het geld snel binnen.

Je kunt een factuur op drie manieren aanbieden:

  • Als e-factuur (dit heeft de voorkeur)
  • Als pdf-factuur
  • Per post

E-facturen

E-factuur indienen

  • Verstuur e-facturen alléén via het Peppol netwerk. Voor de gemeente Stein gebruik je jouw organisatie-identificatienummer (OIN) 00000001001731105000. E-facturen via een ander netwerk worden niet verwerkt;
  • Stuur je een bijlage mee? Stuur de bijlage dan in pdf-formaat;
  • De gemeente verstuurt geen bevestiging van de ontvangst van een e-factuur. Je kunt hierover zelf afspraken maken met jouw dienstverlenger van het Peppol netwerk.

Informatie over E-facturen

Bedrijven binnen Nederland versturen jaarlijks miljoenen facturen naar (mede)overheden, semi- overheidsinstellingen en andere aanbestedende diensten. De handmatige verwerking van facturen via post of e-mail met pdf-bijlage kost veel tijd en geld en brengt het risico van fouten met zich mee. De papieren factuur en ook de e-mail met ‘pdf- factuur’ past steeds minder in ons digitale tijdperk.
Elektronisch factureren (e-factureren) is de toekomst. Gemeente Stein is er klaar voor om e-facturen te kunnen ontvangen en wil je dan
ook van harte uitnodigen om jouw facturen via e-facturatie te verzenden. 

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand (geen pdf) waarbij de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met specifieke codering in het bestand staan, het zogenaamde UBL-formaat. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Vanaf 18 april 2019 verplicht e-factureren

E-factureren levert voordelen op voor factuurstromen tussen handelspartners onderling, maar ook tussen leveranciers en (semi-)overheden. Om die reden stappen ook de EU en de Nederlandse Rijksoverheid over op e-factureren. Europese
regelgeving schrijft voor dat overheden en andere aanbestedende diensten van de lidstaten vanaf 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

Verbeterde dienstverlening

Het kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen biedt kansen voor een verbeterde dienstverlening. Het vermijden van handmatige verwerking leidt tot een snellere en efficiëntere afhandeling. En dat kan weer kortere betalingstermijnen opleveren.

De voordelen van e-facturatie op een rijtje

  • Mogelijkheid om betalingstermijnen te verkorten;
  • De verwerking verloopt automatisch;
  • De papierstroom blijft achterwege;
  • Geen fouten meer door handmatige verwerking, onvolledigheid en dergelijke;
  • Geen print- en portokosten
  • Hoe bereid je je voor op e-facturatie
  • Het merendeel van de huidige administratieve software en ERP-pakketten is al prima in staat e-facturen te verzenden. De meeste software- leveranciers hebben die voorzieningen in de afgelopen jaren al ingebouwd. Oriënteer je dus op de mogelijkheden van jouw systeem en raadpleeg eventueel uw softwareleverancier.

Aan welke eisen moeten e-facturen voldoen?

De voorwaarden zijn binnen de EU vastgelegd. E-facturen staan juridisch gezien gelijk aan een papieren factuur. De ontvanger moet bij een factuur, of deze nu op papier staat of digitaal is, kunnen aantonen dat deze authentiek (herkomst) en integer (onveranderd) is. De wettelijk verplichte gegevens moeten op de factuur staan.

Verplichtingenadministratie

Sinds kort is gemeente Stein gefaseerd gestart met het voeren van verplichtingenadministratie. Dit betekent dat er voor een inkoop een verplichting wordt vastgelegd in het systeem. Wij willen je verzoeken dit verplichtingennummer, dat aan elke verplichting wordt toegekend, op de (e-)factuur op te nemen, zodat de factuur sneller afgehandeld kan worden.

Hoe verstuur je facturen naar de gemeente Stein?

In onze inkoopvoorwaarden is opgenomen dat wij bij voorkeur een e-factuur van u ontvangen. De e-factuuruitwisseling met de gemeente Stein vindt plaats via het landelijk Peppol netwerk dat via de zogenaamde ‘SI full variant’ een beveiligde factuurstroom mogelijk maakt.

Heb je niet de mogelijkheid om een e-factuur te versturen via uw software-pakket, dan kun je ook gebruikmaken van een e-facturatiedienstverlener. Op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit zijn deze aanbieders te vinden. Zij stellen onder andere ook een gratis online portal beschikbaar. Een voorbeeld hiervan is de website van eVerbinding.

De verwachting is dat de meeste gemeenten in Nederland op het Peppol netwerk worden aangesloten.

Technische randvoorwaarden

Je kunt de e-factuur via het SI-netwerk naar de gemeente Stein sturen op basis van één van de volgende nummers:

  • OIN: 00000001001731105000
  • KVK: 51984997
  • BTW-nr: NL 0017.31.105.B.02

Meer informatie

Er zijn diverse websites waar je informatie kunt vinden:

Pdf-factuur indienen (via de mail)

  • Stuur jouw e-mail naar facturen@gemeentestein.nl;
  • Maak van jouw factuur een pdf (geen ander formaat en ook geen e-factuur!) en stuur deze mee als bijlage;
  • Maak voor iedere factuur een aparte pdf;
  • Voeg maximaal 10 pdf's (dus 10 facturen) in 1 e-mail;
  • Neem geen geadresseerden op in de cc of bcc.

Factuur per post versturen

Stuur jouw factuur naar:

Gemeente Stein
t.a.v. Crediteuren administratie
Postbus 15
6170 AA Stein

Aanwijzingen voor alle facturen

Voor een snellere verwerking vragen wij jouw factuur aan te leveren volgens de aanwijzingen.

Vermeld op elke factuur:

  • Wettelijke factuureisen. Kijk voor een overzicht op de website van de Belastingdienst.
  • Het verplichtingennummer en de naam van de besteller (deze gegevens krijg je van de opdrachtgever)

Heb je geen verplichtingennummer en naam van de besteller? Vraag dit dan na bij de persoon die de bestellling gedaan heeft. Als de gevraagde informatie niet op jouw factuur staat, kunnen wij deze niet verwerken. Wij nemen dan contact met je op, zodat je een aangepaste factuur kunt sturen. Het duurt dan wel langer voordat je je geld ontvangt.

Stuur jouw factuur als e-factuur óf per mail óf per post. Verstuur NIET jouw factuur via meerdere kanalen! Dit veroorzaakt vertraging in de verwerking en de betaling.

Contact

Heb je nog vragen? Neem dan contact op via administratie@gemeentestein.nl of bel naar 046 435 93 93 en vraag naar de financiële administratie.

Vragen over deze pagina?

Of heb je niet gevonden wat je zocht? Mail naar info@gemeentestein.nl je kunt ook bellen naar 046 435 93 93.